4 astuces pour bien communiquer à l'écrit pour éviter le conflit au travail

Pourquoi on communique à l’écrit ?

Avant de vous dévoiler mes meilleures astuces pour éviter de nourrir des conflits au travail, il faut que j’éclaircisse un petit truc. Pourquoi on communique par écrit, au lieu de s’appeler ? Ça va pourtant plus vite non ?

Certes, passer par téléphone est plus rapide. En revanche, l’écrit est le meilleur moyen pour structurer son propos. Cela peut s’avérer très utile quand on donne ou lorsqu’on reçoit des consignes par exemple. De plus, certains sont plus à l’aise qu’à l’oral ; cela permet donc finalement plus de clarté dans le message à faire passer.

Passer par écrit plutôt que par téléphone, c’est sympa aussi puisque nous ne sommes soumis à aucune contrainte d’immédiateté. C’est vrai que ça m'est déjà arrivé d’avoir comme une impression de… couteau sous la gorge quand je ne savais pas quoi répondre au tel.

L’écrit pour mieux s’y retrouver, à la fois pour l’émetteur et pour le destinataire du message, c’est pas ce que l’on cherche au final ?

Et puis entre, nous, l’écrit nous arrange bien plutôt que de passer son temps en conf call, n’est-ce pas ? Et d’ailleurs, qu’on se l’avoue, quand la caméra n’est pas allumée, vous faites quoi vous ?

Ça m'étonnerait que votre caméra bug vraiment …

En plus, tout ce qui est écrit permet de garder une trace. Bon, il ne s’agit pas ici de s’en servir pour contre son collègue mais plutôt de pouvoir facilement revenir dessus et se rappeler d’éléments importants.

Imaginez qu'on vous demande quand va être livré ce fameux colis pour la prod, qu’ils attendent depuis des lustres ? Et bien vous, vous avez la réponse parce que vous l’avez rangée soigneusement dans une certaine catégorie de votre boite mail.

Allez, maintenant, place à mes conseils pour éviter comme moi le conflit au travail.

1. Laisser place au contexte

Bien souvent, quand on se comprend mal à l’écrit, c’est parce qu’on est privés du langage non verbal. Vous savez, ces fameux signaux qui viennent contextualiser une conversation : les gestes, le ton de la voix, la posture, le sourire…

Alors pour essayer de les retranscrire au mieux à l’écrit, ces petits gestes, il est une bonne pratique de détailler son propos et d’expliciter tout ce qui peut être confus. Quitte à mettre des parenthèses par exemple, comme ici (quand je dis ça je veux dire que…).

Et une astuce imparable pour détailler le plus tôt possible de quoi vous parlez : calez votre sujet dès l’objet du mail ! Au moins, le destinataire est sûr de se mettre direct dans le bain.

En plus de tout ça, usez et abusez de la métaphore pour ouvrir à l’imaginaire et être plus évocateur. 

Ainsi, “mobilise tes muscles inférieurs : ischio-jambiers, quadriceps et fessiers” devient “fait comme si tu t’asseyais sur une chaise et que tu remontais rapidement parce que tu t’es assis sur une aiguille”. Beaucoup plus compréhensible pour expliquer par écrit le squat aux abonnés de votre salle de sport !

Enfin, utiliser les emojis par mail peut aussi être un moyen pratique pour amener de la sympathie et dédramatiser les choses. Par contre, finir un mail à votre patron avec un cœur n’a jamais été très efficace pour éviter les quiproquos et les conflits au travail…
 

2. S’adapter à son interlocuteur

Quand vous écrivez votre mail au travail, ayez en tête que vous le faites pour votre destinataire, précisément. Par exemple, si vous savez qu’il(elle) ne mâche pas ses mots, ne passez pas 3 heures à bien formuler votre message. Au contraire, si vous craignez que votre message ne soit un peu trop brut pour un(e) autre de vos collègues, prêtez plus attention à la tournure des phrases. 

En fait, c’est ça l’intelligence émotionnelle. 

Et si vous mettez en copie d’autres collègues dans un email, n’oubliez pas que vous vous adressez aussi à eux. Alors oui ça peut paraître évident,  mais quid des petites blagues à votre collègue, avant de vous rappeler que votre boss était en copie...

3. Savoir parler 

• Heu, attendez, il faut savoir parler pour mieux communiquer à l’écrit ? WTF ?

En fait, l’écrit est forcément sujet aux interprétations, comme je vous l’ai dit au début de mon article. Il n’y a ni gestes, ni intonations de voix pour nous aiguiller. Du coup, c’est portes ouvertes … aux quiproquos !

Alors si jamais vous avez l’impression que le message a été mal compris, ou que des tensions naissent, le plus simple reste alors de passer à l’oral. Alors on tend son bras jusqu’à son téléphone, et on appuie correctement sur les touches pour composer le bon numéro.

Et ne tardez pas svp ! Car je vous vois, vous les plus timides. Même si c’est plus facile à dire qu’à faire, un petit coup de téléphone pendant quelques minutes à peine permet bien souvent de réorienter son discours dans le bon sens. Une petite blague, un sourire qui s’entend, et hop, ça repart !
 

4. Dernier conseil pour éviter le conflit au travail : ne vous prenez pas (trop) au sérieux

On ne va pas se le cacher, beaucoup de gens sont à cran en ce moment. Et c’est si facile de répercuter ces tensions sur nos collègues, qui eux n’ont rien demandé les pauvres.

Et à l’inverse, la réaction des autres ne nous concerne pas forcément personnellement, elle leur appartient à eux. Il est alors crucial de prendre du recul vis-à-vis des messages que l’on reçoit.

Alors si jamais vous procrastinez depuis des semaines pour faire du yoga ou de la méditation, c’est le moment ! J’ai aussi une phrase que ma maman m’a toujours dit : “Une fois que tu vas au travail ou à l’école, mets ta cape. Et lorsque tu pars de cet endroit, enlève-là." Comme ça, toutes les mauvaises situations qui pourraient me faire du mal ne m’atteignent pas ; ça glisse sur ma cape comme une lettre à la poste.

L’objectif ? Limiter la charge émotionnelle, et rester indulgents face à des formulations qui peuvent être parfois maladroites. C’est le meilleur moyen de prévenir les risques d’engendrer des conflits au travail. 

Je ne vous encourage pas à tout prix à vous accrocher comme des fous à l’écrit. Si cette manière de communiquer permet de mieux structurer son propos et d’éviter les incompréhensions, l’oral peut être un sacré bon moyen d’apporter la touche de sympathie qui manque dans un email.
 

Ben oui, notre communication écrite a tout intérêt à être chaleureuse et bienveillante en cette période un peu morose.

Et puis si jamais vous avez besoin de parler, de prendre justement du recul face à cette situation parfois pas très marrante, venez tout de suite me parler sur mon  Messenger ou dans la petite bulle en bas à droite de votre écran.