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Saisie de données

Secrétariat et assistance

Saisie de données

Définition

Effectue le traitement et la saisie de données (enregistrement de données alphanumériques, vérification de données, retranscription de propos, ...) selon des impératifs de production (délais, nombre, ...). Peut coordonner une équipe.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, de services de l'Etat parfois au domicile de l'intervenant. Elle varie selon le secteur (tertiaire, services de l'Etat, ...) et l'organisation de la structure. Elle peut s'exercer en horaires décalés, les fins de semaine, jours fériés.


Environnement
de travail

Structures

  • Entreprise
  • Entreprise publique/établissement public

Secteurs

  • Administration / Services de l'Etat

Conditions de travail

  • Au domicile de l'intervenant


Autre(s) appellation(s)

  • Audiotypiste
  • Dactylocodeur / Dactylocodeuse
  • Dactylographe de séances
  • Moniteur / Monitrice de saisie
  • Opérateur / Opératrice de numérisation de documents
  • Opérateur / Opératrice de saisie
  • Opérateur / Opératrice de traitement de texte
  • Pupitreur moniteur dactylocodeur / Pupitreuse monitrice dactylocodeuse
  • Responsable saisie
  • Sténotypiste
  • Sténotypiste de conférences
  • Télétypiste


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Mettre en forme des documents avant édition
  • Organiser un rétro-planning
  • Retranscrire intégralement les propos d'un discours
  • Contrôler la saisie d'informations
  • Saisir des documents numériques
  • Numériser un document
  • Contrôler la conformité des documents réceptionnés

Savoir-faire

  • Sténographie
  • Pratique de la dactylographie
  • Techniques de numérisation
  • Outils bureautiques
  • Logiciels de transcription
  • Sténotypie
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Rédiger un compte rendu de réunion
  • Indexer des dossiers et documents de référence
  • Réaliser des travaux de reprographie
  • Coordonner l'activité d'une équipe

Savoir-faire

  • Techniques de prise de notes
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Organisation et planification des activités


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

23% - Qualité appréciée

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

26% - Qualité appréciée

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

100% - Qualité incontournable

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Compétences analytiques

Sens critique

30% - Qualité appréciée

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

24% - Qualité appréciée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

62% - Qualité majeure

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Gestion de conflit

Être rigoureux

50% - Qualité importante

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

100% - Qualité incontournable

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

23% - Qualité appréciée

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Sens des responsabilités

50% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

25% - Qualité appréciée

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

39% - Qualité appréciée

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

14% - Qualité peu sollicitée

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

68% - Qualité majeure

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

5% - Qualité peu sollicitée

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

64% - Qualité majeure

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible à partir d'un diplôme de fin d'études secondaires (brevet des collèges), parfois sur tests de saisie.
  • Il est également accessible sans diplôme ni expérience professionnelle.
  • Une expérience du secteur peut faciliter l'accès aux postes de responsable.
  • Les recrutements sont parfois ouverts sur vacation.
  • La maîtrise de l'outil informatique peut être requise.
Trouver une formation

Employé(e) administratif(ve) et d'accueil

AVENIR FORMATION CONSEIL
49300 Cholet, France

Niveau de sortie : Niveau CAP, BEP, MC...

Développeur Salesforce

OpenClassrooms
00000 Formation à distance

Durée de la formation : 24 mois

Niveau de sortie : Niveau Bac +3 et 4

Employé(e) administratif(ve) et d'accueil

Osengo
87000 Limoges

Durée de la formation : Variable

Niveau de sortie : Niveau CAP, BEP, MC...


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Accueil et renseignements

Accueille, renseigne et oriente des personnes à l'espace de réception (gare, entreprise, ...) ou au standard téléphonique de la structure et délivre des laissez-passer, badges, billets, invitations, ... Peut réaliser la gestion du courrier (collecte, distribution, ...), des tâches administratives simples (classement, saisie informatique, saisie de courriers préétablis ...). Peut coordonner une équipe.

Opérations administratives

Exécute des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers pré-établis, suivi de dossier administratifs, ...) selon l'organisation de la structure ou du service. Peut être en charge d'activités de reprographie et d'archivage. Peut réaliser l'accueil de la structure.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Gestion en banque et assurance

Réalise le suivi administratif de dossiers, la saisie ou la vérification d'opérations bancaires (ordres de bourse, remises de chèque, ...) ou d'assurance (saisie des contrats, mise à jour de cotisation, ...), selon la réglementation de l'assurance ou la réglementation bancaire. Peut effectuer la gestion de contrats d'assurances (appel à cotisation, ...). Peut réaliser des opérations commerciales (démarchage téléphonique, ...).

Personnel de caisse

Réalise l'enregistrement des ventes et l'encaissement de produits, d'articles (vêtements, alimentation, carburant, ...) ou de services (péages d'autoroute, parking, ...). Peut effectuer le réassort des produits en magasin.

Reprographie

Réalise tout ou partie des opérations de reproduction de documents (prises de commande, conseil, duplication, façonnage, ...), à partir des indications données par le client (particulier, professionnel) selon les règles de sécurité et les impératifs de production. Peut réaliser ou modifier la mise en forme de documents, conditionner les produits dupliqués pour la livraison, établir un devis et effectuer des encaissements en règlement de commandes. Peut coordonner une équipe.