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Assistanat de direction

Secrétariat et assistance

Assistanat de direction

Définition

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...). Peut coordonner une équipe.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...). Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.


Environnement
de travail

Structures

  • Association
  • Collectivité territoriale
  • Entreprise publique/établissement public


Autre(s) appellation(s)

  • Assistant / Assistante de direction
  • Assistant / Assistante de direction bilingue
  • Assistant / Assistante de direction trilingue
  • Assistant / Assistante de manager
  • Attaché / Attachée de direction
  • Office manager
  • Secrétaire de direction
  • Secrétaire de direction bilingue
  • Secrétaire de direction trilingue


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Réaliser la gestion administrative des contrats
  • Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
  • Accueillir une clientèle
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Filtrer des appels téléphoniques
  • Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
  • Saisir des documents numériques
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
  • Préparer et organiser des réunions

Savoir-faire

  • Normes rédactionnelles
  • Sténographie
  • Techniques de numérisation
  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Techniques de prise de notes
  • Modalités d'accueil
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Construire un dossier professionnel
  • Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
  • Concevoir un tableau de bord
  • Réaliser un suivi d'activité
  • Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
  • Archiver des documents de référence
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Organiser des actions de communication
  • Organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Réaliser un suivi administratif du personnel
  • Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
  • Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
  • Coordonner l'activité d'une équipe

Savoir-faire

  • Veille réglementaire
  • Veille informationnelle
  • Organisation d'évènements
  • Législation sociale
  • Droit du travail
  • Gestion administrative du personnel


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

16% - Qualité appréciée

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

10% - Qualité appréciée

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

63% - Qualité importante

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Apprendre à apprendre

Sens de la pédagogie

16% - Qualité appréciée

Exprimer avec clarté, expliquer et transmettre une information, une réglementation, une procédure ou un processus.

Auto-évaluation

Maîtrise de soi

14% - Qualité appréciée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Compétences analytiques

Sens critique

52% - Qualité importante

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

12% - Qualité appréciée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

53% - Qualité importante

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Créativité

Sens de l’initiative

63% - Qualité importante

Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action.

Curiosité intellectuelle

56% - Qualité importante

Être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre.

Sens de l’innovation/créativité

9% - Qualité appréciée

Raisonner différemment, rechercher, imaginer, définir, mettre en œuvre des pratiques, des solutions nouvelles, tout en respectant les procédures en vigueur et l’environnement de travail.

Gestion de conflit

Être rigoureux

60% - Qualité importante

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

50% - Qualité importante

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

58% - Qualité importante

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Être autonome

62% - Qualité importante

Exercer ses activités sans constante supervision, s’organiser en prenant des initiatives dans un cadre de responsabilité défini.

Sens des responsabilités

61% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

61% - Qualité importante

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

59% - Qualité importante

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Faire preuve de diplomatie

9% - Qualité appréciée

Être pondéré, nuancé, faire preuve de tact et d’habileté dans sa relation avec autrui.

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

33% - Qualité appréciée

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

64% - Qualité importante

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

35% - Qualité appréciée

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

64% - Qualité importante

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion.
  • Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
  • Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
  • La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Trouver une formation

BTS Gestion de la PME

AREP 29
29200 BREST

Niveau de sortie : Niveau 7 (Bac + 5 et plus)

Assistant de direction

SARL GEM FORMATION CONSEIL
97410 Saint-Pierre, Réunion

Durée de la formation : 12 mois

Niveau de sortie : Niveau 5 (Bac + 2)

BTS - Gestion de la PME

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau 5 (Bac + 2)


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Assistanat commercial

Réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, ...). Communique à la clientèle des informations techniques sur les produits/services de l'entreprise. Peut prospecter la clientèle et vendre des produits/services.

Assistanat technique et administratif

Assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité ...) et l'organisation générale de la structure (groupe projet, service, entreprise, ...). Peut assister un ingénieur dans ses expérimentations. Peut participer à des visites de chantier. Peut coordonner une équipe.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Formation professionnelle

Réalise, dans le cadre de la formation continue, les apprentissages des savoirs et des savoir-faire de publics adultes ou jeunes afin de favoriser leur insertion professionnelle ou leur adaptation aux évolutions techniques et professionnelles. Peut réaliser l'analyse des besoins de formation d'une structure et concevoir des produits pédagogiques. Peut négocier la sous-traitance d'actions de formation. Peut coordonner une équipe.

Assistanat en ressources humaines

Réalise le suivi administratif de la gestion du personnel (contrats, absences, visites médicales, déclarations aux organismes sociaux, ...) et de la formation continue selon la législation sociale, la réglementation du travail et la politique des ressources humaines de la structure. Peut préparer et contrôler les bulletins de salaires. Peut réaliser le suivi de contrats d'externalisation de services (paies, ...). Peut coordonner une équipe.