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Secrétariat

Secrétariat et assistance

Secrétariat

Définition

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...). Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.


Environnement
de travail

Structures

  • Association
  • Cabinet juridique
  • Collectivité territoriale
  • Entreprise
  • Entreprise publique/établissement public
  • Etablissement scolaire
  • Société de services

Secteurs

  • Agriculture
  • Assurance
  • Bâtiment et Travaux Publics -BTP-
  • Education / Enseignement
  • Finance
  • Immobilier
  • Industrie
  • Recherche et développement
  • Santé et action sociale
  • Sport et loisirs
  • Transport/logistique

Conditions de travail

  • Au domicile de l'intervenant
  • Au domicile de particulier


Autre(s) appellation(s)

  • Assistant administratif / Assistante administrative
  • Secrétaire
  • Secrétaire administratif / administrative
  • Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
  • Secrétaire bilingue
  • Secrétaire bureautique
  • Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire
  • Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-
  • Secrétaire généraliste
  • Secrétaire juridique
  • Secrétaire polyvalent / polyvalente
  • Secrétaire trilingue
  • Télésecrétaire


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Suivre l'état des stocks
  • Préparer les commandes
  • Accueillir une clientèle
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Planifier des rendez-vous
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Orienter les personnes selon leur demande
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Saisir des documents numériques
  • Définir des besoins en approvisionnement

Savoir-faire

  • Sténographie
  • Règles d'affranchissement du courrier
  • Outils bureautiques
  • Techniques de prise de notes
  • Modalités d'accueil
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Mettre à jour une documentation technique
  • Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
  • Vérifier les conditions d'exécution d'un contrat
  • Archiver des dossiers et documents de référence
  • Indexer des dossiers et documents de référence
  • Construire un dossier professionnel
  • Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
  • Saisir des documents juridiques
  • Organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Réaliser un suivi administratif du personnel
  • Réaliser une gestion comptable
  • Réaliser une gestion administrative
  • Coordonner l'activité d'une équipe
  • Réaliser un suivi d'activité

Savoir-faire

  • Droit commercial
  • Normes rédactionnelles
  • Techniques de saisie avec dictaphone
  • Terminologie juridique
  • Droit du travail
  • Comptabilité générale
  • Logiciels comptables


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

14% - Qualité appréciée

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

42% - Qualité appréciée

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

48% - Qualité appréciée

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Apprendre à apprendre

Sens de la pédagogie

17% - Qualité appréciée

Exprimer avec clarté, expliquer et transmettre une information, une réglementation, une procédure ou un processus.

Auto-évaluation

Maîtrise de soi

16% - Qualité appréciée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Compétences analytiques

Sens critique

6% - Qualité appréciée

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

7% - Qualité appréciée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

53% - Qualité importante

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Créativité

Sens de l’initiative

48% - Qualité appréciée

Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action.

Curiosité intellectuelle

15% - Qualité appréciée

Être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre.

Sens de l’innovation/créativité

3% - Qualité appréciée

Raisonner différemment, rechercher, imaginer, définir, mettre en œuvre des pratiques, des solutions nouvelles, tout en respectant les procédures en vigueur et l’environnement de travail.

Gestion de conflit

Être rigoureux

15% - Qualité appréciée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

60% - Qualité importante

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

49% - Qualité appréciée

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Être autonome

15% - Qualité appréciée

Exercer ses activités sans constante supervision, s’organiser en prenant des initiatives dans un cadre de responsabilité défini.

Sens des responsabilités

50% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

48% - Qualité appréciée

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

48% - Qualité appréciée

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Faire preuve de diplomatie

10% - Qualité appréciée

Être pondéré, nuancé, faire preuve de tact et d’habileté dans sa relation avec autrui.

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

9% - Qualité appréciée

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

44% - Qualité appréciée

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

48% - Qualité appréciée

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

43% - Qualité appréciée

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
  • Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
  • La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
Trouver une formation

Bac Pro Gestion-administration

MAISON FAMILIALE RURALE
53400 CRAON

Durée de la formation : 3 ans ou 2 ans après une 2nde Générale

Niveau de sortie : Niveau 4 (Bac ou équivalent)

bac pro Gestion-administration

Lycée Charles de Foucauld
54000 Nancy

Niveau de sortie : Niveau 4 (Bac ou équivalent)

Assistant(e) d’administration commerciale et de communication

AVENIR FORMATION CONSEIL
49300 Cholet, France

Niveau de sortie : Niveau 4 (Bac ou équivalent)


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Assistanat commercial

Réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, ...). Communique à la clientèle des informations techniques sur les produits/services de l'entreprise. Peut prospecter la clientèle et vendre des produits/services.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Gestion locative immobilière

Effectue la gestion locative et administrative d'un portefeuille de biens immobiliers dans les domaines de l'entretien, du nettoyage, de l'hygiène et de la sécurité technique notamment. Veille à la cohérence et à la qualité des services rendus aux clients et aux bonnes relations avec le bailleur. Donne un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires, personnels de proximité, ...). Peut être amené à recruter ou former du personnel dit de « proximité » (gardiens, agents d'entretien, agents d'immeuble).

Collaboration juridique

Réalise l'appui administratif (courrier, recherche d'information, constitution d'un fonds documentaire, ...) d'un professionnel du droit (notaire, huissier, ...) ou d'une entreprise. Rédige des actes ou des documents à valeur juridique. Peut authentifier des actes juridictionnels (interrogatoire, reconstitution, ...). Peut établir des constats (états des lieux, adultères, dégâts divers, ...). Peut participer à l'organisation et à l'animation d'une vente aux enchères publiques. Peut coordonner une équipe.

Formation professionnelle

Réalise, dans le cadre de la formation continue, les apprentissages des savoirs et des savoir-faire de publics adultes ou jeunes afin de favoriser leur insertion professionnelle ou leur adaptation aux évolutions techniques et professionnelles. Peut réaliser l'analyse des besoins de formation d'une structure et concevoir des produits pédagogiques. Peut négocier la sous-traitance d'actions de formation. Peut coordonner une équipe.