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Secrétariat comptable

Secrétariat et assistance

Secrétariat comptable

Définition

Réalise les opérations de gestion administrative et comptable (enregistrement d'écritures, suivi de trésorerie, facturation, gestion administrative du personnel, frappe de devis, ...) d'une structure selon les règles de comptabilité générale. Peut réaliser des documents de synthèse comptable. Peut concevoir des outils de suivi de l'activité de la structure.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein de Très Petites Entreprises -TPE-, Petites et Moyennes Entreprises/Industries -PME/PMI-, cabinets d'expertise comptable, ... en relation avec différents interlocuteurs (responsable du personnel, trésorier, banques, expert-comptable, ...). Elle varie selon le type et la taille de la structure (cabinet comptable, PME/PMI, association, ...).


Environnement
de travail

Structures

  • Association
  • Cabinet comptable
  • Entreprise
  • Société immobilière


Autre(s) appellation(s)

  • Secrétaire comptable
  • Secrétaire facturier / facturière


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Réaliser les recherches documentaires en lien avec l'activité de la structure ou du service et les transmettre ou les archiver
  • Réaliser un suivi de trésorerie
  • Accueillir une clientèle
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Etablir des déclarations fiscales et sociales
  • Enregistrer des opérations comptables
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Renseigner un client
  • Etablir un état de rapprochement bancaire
  • Effectuer une relance client
  • Réaliser des opérations de recouvrement de créances
  • Saisir des documents numériques
  • Réaliser des opérations de suivi des paiements

Savoir-faire

  • Comptabilité générale
  • Comptabilité publique
  • Gestion administrative du personnel
  • Veille réglementaire
  • Outils bureautiques
  • Logiciels comptables
  • Gestion administrative
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Modalités d'accueil
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Concevoir un tableau de bord
  • Réaliser un suivi d'activité
  • Collecter les éléments d'activité du personnel
  • Préparer les éléments constitutifs de la paie
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Suivre l'état des stocks
  • Préparer les commandes
  • Définir des besoins en approvisionnement

Savoir-faire

  • Gestion des stocks et des approvisionnements


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

49% - Qualité appréciée

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

16% - Qualité appréciée

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

54% - Qualité importante

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Apprendre à apprendre

Sens de la pédagogie

18% - Qualité appréciée

Exprimer avec clarté, expliquer et transmettre une information, une réglementation, une procédure ou un processus.

Auto-évaluation

Maîtrise de soi

14% - Qualité appréciée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Compétences analytiques

Sens critique

6% - Qualité appréciée

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

4% - Qualité appréciée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

53% - Qualité importante

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Créativité

Sens de l’initiative

48% - Qualité appréciée

Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action.

Curiosité intellectuelle

15% - Qualité appréciée

Être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre.

Gestion de conflit

Être rigoureux

17% - Qualité appréciée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

71% - Qualité majeure

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

51% - Qualité importante

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Être autonome

15% - Qualité appréciée

Exercer ses activités sans constante supervision, s’organiser en prenant des initiatives dans un cadre de responsabilité défini.

Sens des responsabilités

52% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

51% - Qualité importante

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

48% - Qualité appréciée

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Faire preuve de diplomatie

12% - Qualité appréciée

Être pondéré, nuancé, faire preuve de tact et d’habileté dans sa relation avec autrui.

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

12% - Qualité appréciée

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

46% - Qualité appréciée

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

59% - Qualité importante

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

43% - Qualité appréciée

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, Bac technologique) à Bac+2 (BTS, DUT, ...) en secrétariat, comptabilité/gestion, informatique de gestion, ...
  • Il est également accessible avec un BEP en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et de logiciels de comptabilité/gestion est requise.
Trouver une formation

BTS - Gestion de la PME

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau 5 (Bac + 2)

Assistant(e) d’administration commerciale et de communication

AVENIR FORMATION CONSEIL
49300 Cholet, France

Niveau de sortie : Niveau 4 (Bac ou équivalent)

Secrétaire - assistant

AVENIR FORMATION CONSEIL
49300 Cholet, France

Niveau de sortie : Niveau 4 (Bac ou équivalent)


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Secrétariat

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Gestion en banque et assurance

Réalise le suivi administratif de dossiers, la saisie ou la vérification d'opérations bancaires (ordres de bourse, remises de chèque, ...) ou d'assurance (saisie des contrats, mise à jour de cotisation, ...), selon la réglementation de l'assurance ou la réglementation bancaire. Peut effectuer la gestion de contrats d'assurances (appel à cotisation, ...). Peut réaliser des opérations commerciales (démarchage téléphonique, ...).

Encadrement du personnel de caisses

Effectue les opérations de gestion (flux financiers, comptage de fonds de caisses, ...) et d'organisation (planning des hôtes de caisse, fluidité des files d'attente, ...) de la ligne de caisses d'un magasin selon la stratégie commerciale de l'entreprise et la charte qualité du magasin. Peut effectuer l'encaissement de produits, d'articles.

Assistance de direction d'hôtel-restaurant

Supervise et coordonne l'activité des équipes (employés du hall, employés d'étage, serveurs, cuisiniers, ...) d'un établissement hôtelier ou de restauration. Veille à l'application des normes d'hygiène et de sécurité et effectue le suivi commercial et financier de la structure, selon les objectifs définis par la direction. Peut participer à l'accueil et au service des clients. Peut établir les tarifs des prestations de l'établissement.