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Opérations administratives

Secrétariat et assistance

Opérations administrative...

Définition

Exécute des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers pré-établis, suivi de dossier administratifs, ...) selon l'organisation de la structure ou du service. Peut être en charge d'activités de reprographie et d'archivage. Peut réaliser l'accueil de la structure.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées ou publiques, de collectivités territoriales ou des services de l'Etat. Elle varie selon le secteur (commerce, industrie, Services de l'Etat, ...) et l'organisation de la structure.


Environnement
de travail

Structures

  • Entreprise
  • Entreprise publique/établissement public

Secteurs

  • Administration / Services de l'Etat

Conditions de travail

  • Au domicile de particulier


Autre(s) appellation(s)

  • Agent administratif / Agente administrative
  • Auxiliaire de bureau
  • Employé / Employée aux archives
  • Employé / Employée de bureau
  • Employé administratif / Employée administrative


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Constituer des dossiers administratifs
  • Indexer des dossiers et documents de référence

Savoir-faire

  • Sténographie
  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Techniques de prise de notes
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Accueillir une clientèle
  • Etudier une demande client
  • Numériser un document
  • Suivre l'état des stocks
  • Préparer les commandes
  • Définir des besoins en approvisionnement
  • Réaliser des travaux de reprographie

Savoir-faire

  • Techniques de numérisation


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de fin d'études secondaires (brevet des collèges) à Bac (professionnel, Brevet Professionnel, ...) dans le secteur tertiaire.
  • Il est également accessible avec une expérience professionnelle sans diplôme particulier.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) peut être requise.
Trouver une formation

BTS - Gestion de la PME

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac + 2

BTS Support à l'action managériale (ex BTS Assistant de manager)

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac + 2

Bachelor Responsable administratif(ve) bilingue - office manager

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 1 an

Niveau de sortie : Niveau Bac +3 et 4


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Reprographie

Réalise tout ou partie des opérations de reproduction de documents (prises de commande, conseil, duplication, façonnage, ...), à partir des indications données par le client (particulier, professionnel) selon les règles de sécurité et les impératifs de production. Peut réaliser ou modifier la mise en forme de documents, conditionner les produits dupliqués pour la livraison, établir un devis et effectuer des encaissements en règlement de commandes. Peut coordonner une équipe.

Accueil et renseignements

Accueille, renseigne et oriente des personnes à l'espace de réception (gare, entreprise, ...) ou au standard téléphonique de la structure et délivre des laissez-passer, badges, billets, invitations, ... Peut réaliser la gestion du courrier (collecte, distribution, ...), des tâches administratives simples (classement, saisie informatique, saisie de courriers préétablis ...). Peut coordonner une équipe.

Saisie de données

Effectue le traitement et la saisie de données (enregistrement de données alphanumériques, vérification de données, retranscription de propos, ...) selon des impératifs de production (délais, nombre, ...). Peut coordonner une équipe.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Gestion en banque et assurance

Réalise le suivi administratif de dossiers, la saisie ou la vérification d'opérations bancaires (ordres de bourse, remises de chèque, ...) ou d'assurance (saisie des contrats, mise à jour de cotisation, ...), selon la réglementation de l'assurance ou la réglementation bancaire. Peut effectuer la gestion de contrats d'assurances (appel à cotisation, ...). Peut réaliser des opérations commerciales (démarchage téléphonique, ...).

Secrétariat

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.