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Opérations administratives

Secrétariat et assistance

Opérations administrative...

Définition

Exécute des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers pré-établis, suivi de dossier administratifs, ...) selon l'organisation de la structure ou du service. Peut être en charge d'activités de reprographie et d'archivage. Peut réaliser l'accueil de la structure.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées ou publiques, de collectivités territoriales ou des services de l'Etat. Elle varie selon le secteur (commerce, industrie, Services de l'Etat, ...) et l'organisation de la structure.


Environnement
de travail

Structures

  • Entreprise
  • Entreprise publique/établissement public

Secteurs

  • Administration / Services de l'Etat

Conditions de travail

  • Au domicile de particulier


Autre(s) appellation(s)

  • Agent administratif / Agente administrative
  • Auxiliaire de bureau
  • Employé / Employée aux archives
  • Employé / Employée de bureau
  • Employé administratif / Employée administrative


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Constituer des dossiers administratifs
  • Indexer des dossiers et documents de référence

Savoir-faire

  • Sténographie
  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Techniques de prise de notes
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Accueillir une clientèle
  • Etudier une demande client
  • Numériser un document
  • Suivre l'état des stocks
  • Préparer les commandes
  • Définir des besoins en approvisionnement
  • Réaliser des travaux de reprographie

Savoir-faire

  • Techniques de numérisation


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

39% - Qualité appréciée

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

27% - Qualité appréciée

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

44% - Qualité importante

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Apprendre à apprendre

Sens de la pédagogie

16% - Qualité peu sollicitée

Exprimer avec clarté, expliquer et transmettre une information, une réglementation, une procédure ou un processus.

Auto-évaluation

Maîtrise de soi

15% - Qualité peu sollicitée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Compétences analytiques

Sens critique

12% - Qualité peu sollicitée

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

10% - Qualité peu sollicitée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

56% - Qualité importante

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Créativité

Sens de l’initiative

50% - Qualité importante

Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action.

Curiosité intellectuelle

20% - Qualité peu sollicitée

Être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre.

Sens de l’innovation/créativité

8% - Qualité peu sollicitée

Raisonner différemment, rechercher, imaginer, définir, mettre en œuvre des pratiques, des solutions nouvelles, tout en respectant les procédures en vigueur et l’environnement de travail.

Gestion de conflit

Être rigoureux

14% - Qualité peu sollicitée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

41% - Qualité importante

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

41% - Qualité importante

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Être autonome

20% - Qualité peu sollicitée

Exercer ses activités sans constante supervision, s’organiser en prenant des initiatives dans un cadre de responsabilité défini.

Sens des responsabilités

57% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

38% - Qualité appréciée

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

48% - Qualité importante

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Faire preuve de diplomatie

10% - Qualité peu sollicitée

Être pondéré, nuancé, faire preuve de tact et d’habileté dans sa relation avec autrui.

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

47% - Qualité importante

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

56% - Qualité importante

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

29% - Qualité appréciée

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

53% - Qualité importante

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de fin d'études secondaires (brevet des collèges) à Bac (professionnel, Brevet Professionnel, ...) dans le secteur tertiaire.
  • Il est également accessible avec une expérience professionnelle sans diplôme particulier.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) peut être requise.
Trouver une formation

BTS - Gestion de la PME

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac + 2

BTS Support à l'action managériale (ex BTS Assistant de manager)

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac + 2

Bachelor Responsable administratif(ve) bilingue - office manager

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 1 an

Niveau de sortie : Niveau Bac +3 et 4


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Reprographie

Réalise tout ou partie des opérations de reproduction de documents (prises de commande, conseil, duplication, façonnage, ...), à partir des indications données par le client (particulier, professionnel) selon les règles de sécurité et les impératifs de production. Peut réaliser ou modifier la mise en forme de documents, conditionner les produits dupliqués pour la livraison, établir un devis et effectuer des encaissements en règlement de commandes. Peut coordonner une équipe.

Accueil et renseignements

Accueille, renseigne et oriente des personnes à l'espace de réception (gare, entreprise, ...) ou au standard téléphonique de la structure et délivre des laissez-passer, badges, billets, invitations, ... Peut réaliser la gestion du courrier (collecte, distribution, ...), des tâches administratives simples (classement, saisie informatique, saisie de courriers préétablis ...). Peut coordonner une équipe.

Saisie de données

Effectue le traitement et la saisie de données (enregistrement de données alphanumériques, vérification de données, retranscription de propos, ...) selon des impératifs de production (délais, nombre, ...). Peut coordonner une équipe.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Gestion en banque et assurance

Réalise le suivi administratif de dossiers, la saisie ou la vérification d'opérations bancaires (ordres de bourse, remises de chèque, ...) ou d'assurance (saisie des contrats, mise à jour de cotisation, ...), selon la réglementation de l'assurance ou la réglementation bancaire. Peut effectuer la gestion de contrats d'assurances (appel à cotisation, ...). Peut réaliser des opérations commerciales (démarchage téléphonique, ...).

Secrétariat

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.