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Secrétariat et assistanat médical ou médico-social

Secrétariat et assistance

Secrétariat et assistanat...

Définition

Accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission, ...) et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations, ...) du cabinet médical, du service hospitalier, ... Peut effectuer des opérations de gestion comptable et budgétaire. Peut coordonner une équipe.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein de cliniques, hôpitaux, laboratoires d'analyses médicales, cabinets médicaux, de radiologie, maisons de retraite, caisses d'assurance maladie, ... en relation avec différents services (administratifs, médico-techniques, service de l'administration judiciaire, ...). Elle varie selon le type de structure (laboratoire, hôpital, clinique privée, Direction Départementale des Affaires Sanitaires et Sociales -DDASS-, ...). Elle peut s'exercer les fins de semaine et jours fériés.


Environnement
de travail

Structures

  • Cabinet médical
  • Caisse d'assurance maladie
  • Service de santé au travail
  • Centre d'imagerie médicale
  • Direction départementale des affaires sanitaires et sociales
  • Direction Régionale des Affaires Sanitaires et Sociales
  • Etablissement médical (hôpital, clinique, ...)
  • Institut de médecine légale
  • Laboratoire d'analyses médicales
  • Tribunal d'instance


Autre(s) appellation(s)

  • Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative
  • Secrétaire médical / médicale
  • Secrétaire médical / médicale vétérinaire
  • Secrétaire médicosocial / médicosociale
  • Technicien / Technicienne de l'information médicale - TIM
  • Technicien administratif et social / Technicienne administrative et sociale
  • Télésecrétaire médical / médicale


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Actualiser le dossier médical du patient
  • Accueillir et renseigner le patient sur les horaires de réception, les possibilités de rendez-vous, le déroulement de l'examen
  • Conseiller le patient lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires)
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Organiser le planning des activités
  • Tenir à jour les dossiers médico-administratifs des patients
  • Encaisser des actes médicaux
  • Effectuer la déclaration d'actes médicaux auprès d'organismes spécifiques
  • Réaliser des démarches médico administratives
  • Saisir des comptes rendus d'actes médicaux
  • Transmettre les coordonnées des personnels médicaux d'astreinte ou de garde

Savoir-faire

  • Normes rédactionnelles
  • Terminologie médicale
  • Techniques de saisie avec dictaphone
  • Nomenclature des actes médicaux
  • Mode de prise en charge des actes médicaux
  • Outils bureautiques
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Modalités d'accueil
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
  • Réaliser une veille documentaire (collecte, analyse etc.)
  • Contrôler la conformité du codage des données
  • Renseigner des documents médico-administratifs
  • Suivre un appel d'offres
  • Réaliser une gestion budgétaire
  • Réaliser une gestion comptable
  • Suivre l'état des stocks
  • Préparer les commandes
  • Définir des besoins en approvisionnement
  • Coordonner l'activité d'une équipe

Savoir-faire

  • Grille de codification Sécurité Sociale
  • Gestion comptable
  • Gestion administrative
  • Gestion des stocks et des approvisionnements
  • Organisation et planification des activités


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

69% - Qualité majeure

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

58% - Qualité importante

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

49% - Qualité importante

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Apprendre à apprendre

Sens de la pédagogie

7% - Qualité peu sollicitée

Exprimer avec clarté, expliquer et transmettre une information, une réglementation, une procédure ou un processus.

Auto-évaluation

Maîtrise de soi

11% - Qualité peu sollicitée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Compétences analytiques

Sens critique

6% - Qualité peu sollicitée

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

6% - Qualité peu sollicitée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

17% - Qualité peu sollicitée

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Créativité

Sens de l’initiative

59% - Qualité importante

Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action.

Curiosité intellectuelle

20% - Qualité peu sollicitée

Être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre.

Gestion de conflit

Être rigoureux

16% - Qualité peu sollicitée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

76% - Qualité majeure

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

11% - Qualité peu sollicitée

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Être autonome

14% - Qualité peu sollicitée

Exercer ses activités sans constante supervision, s’organiser en prenant des initiatives dans un cadre de responsabilité défini.

Sens des responsabilités

52% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

20% - Qualité peu sollicitée

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

17% - Qualité peu sollicitée

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Faire preuve de diplomatie

16% - Qualité peu sollicitée

Être pondéré, nuancé, faire preuve de tact et d’habileté dans sa relation avec autrui.

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

15% - Qualité peu sollicitée

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

49% - Qualité importante

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

60% - Qualité importante

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

8% - Qualité peu sollicitée

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac technologique, professionnel, ...) à Bac + 2 en secrétariat ou sciences médico-sociales.
  • Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur médical.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) est exigée.
Trouver une formation

Secrétaire médicale

SARL GEM FORMATION CONSEIL
97410 Saint-Pierre, Réunion

Durée de la formation : 12 mois

Niveau de sortie : Niveau Bac ou équivalent

Secrétaire-assistant médico-social

CFA - MAISON FAMILIALE RURALE DE QUETIGNY
21800 QUETIGNY

Durée de la formation : 23 semaines

Niveau de sortie : Niveau Bac ou équivalent

bac techno ST2S sciences et technologies de la santé et du social

Maison Familiale Rurale Le Villaret
74230 THONES

Durée de la formation : 2-3 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac ou équivalent


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Assistance médico-technique

Prépare les éléments médico-techniques en vue de la réalisation des actes par le praticien et effectue le suivi médico administratif des dossiers des patients/clients. Peut apporter un appui technique au praticien dans la réalisation des soins. Peut installer du matériel médical au domicile de particuliers (respirateur, pompe à nutrition, ...). Peut effectuer la gestion administrative de la structure.

Secrétariat

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Conseil en information médicale

Informe les professionnels de santé (médecins, pharmaciens, vétérinaires, ...) sur des produits médicaux ou pharmaceutiques afin de les promouvoir selon la réglementation. Peut effectuer la vente de produits. Peut coordonner une équipe.

Information sociale

Mène des actions d'information, de prévention ou de médiation auprès d'un public généralement en difficulté, selon l'orientation de la structure. Peut réaliser des permanences en téléphonie sociale. Peut coordonner l'activité d'une équipe.

Formation professionnelle

Réalise, dans le cadre de la formation continue, les apprentissages des savoirs et des savoir-faire de publics adultes ou jeunes afin de favoriser leur insertion professionnelle ou leur adaptation aux évolutions techniques et professionnelles. Peut réaliser l'analyse des besoins de formation d'une structure et concevoir des produits pédagogiques. Peut négocier la sous-traitance d'actions de formation. Peut coordonner une équipe.