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Assistanat technique et administratif

Secrétariat et assistance

Assistanat technique et a...

Définition

Assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité ...) et l'organisation générale de la structure (groupe projet, service, entreprise, ...). Peut assister un ingénieur dans ses expérimentations. Peut participer à des visites de chantier. Peut coordonner une équipe.

Conditions d’exercice du métier

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein de bureaux d'études, sociétés d'ingénierie, entreprises industrielles, entreprises de construction, centres de recherche, ... en relation avec différents intervenants (ingénieur, chef de projet, personnel de service informatique, ...).


Environnement
de travail

Structures

  • Bureau d'études et d'ingénierie
  • Entreprise
  • Entreprise industrielle
  • Etablissement médical (hôpital, clinique, ...)
  • Etablissement/organisme de recherche
  • Organisme de contrôle et de certification
  • Société de services


Autre(s) appellation(s)

  • Assistant / Assistante chef de projet
  • Assistant / Assistante d'ingénieur / d'ingénieure
  • Assistant / Assistante de gestion administrative
  • Assistant / Assistante de gestion d'entreprise
  • Assistant / Assistante qualité services
  • Assistant / Assistante technique ingénierie
  • Assistant administratif / Assistante administrative de projet
  • Chargé / Chargée de voyages en entreprise
  • Secrétaire d'affaires
  • Secrétaire du bâtiment
  • Secrétaire technique
  • Secrétaire technique bureau d'études
  • Secrétaire technique de la construction
  • Technicien / Technicienne de gestion administrative


Compétences
requises

Compétences de Base

Savoir

  • Lancer un appel d'offre
  • Répondre à un appel d'offre
  • Concevoir un tableau de bord
  • Organiser des réunions et des visites de chantier
  • Réaliser un suivi d'activité
  • Réaliser un suivi budgétaire
  • Rédiger un compte rendu de réunion
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Transmettre des documents contractuels à des clients
  • Renseigner un client
  • Saisir des documents numériques
  • Réaliser un suivi comptable

Savoir-faire

  • Code des marchés publics
  • Gestion budgétaire
  • Normes rédactionnelles
  • Techniques de numérisation
  • Outils bureautiques
  • Logiciels comptables
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Procédures d'appels d'offres
  • Techniques de prise de notes
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Compétences spécifiques

Savoir

  • Organiser des déplacements professionnels
  • Réaliser une recherche documentaire
  • Mettre en place une démarche qualité
  • Sensibiliser un public à une démarche qualité
  • Imprimer des documents techniques
  • Assister un ingénieur lors de travaux de laboratoire pour la préparation de matériel, le relevé de résultat
  • Réaliser le suivi d'une commande
  • Organiser l'expédition d'une commande
  • Réaliser un reporting
  • Réaliser une visite de chantier
  • Contrôler l'état d'avancement des travaux

Savoir-faire

  • Veille informationnelle
  • Dispositifs d'assurance-qualité
  • Techniques de communication
  • Conception et Dessin Assistés par Ordinateur (CAO/DAO)


Soft-skills

Les soft-skills ou compétences comportementales ci-dessous sont notées de 0 à 100%.
0 indiquant que la qualité n’est pas requise, 100% étant une obligation.

Adaptabilité

Etre persévérant

14% - Qualité peu sollicitée

Faire preuve de ténacité, surmonter les obstacles en vue d’atteindre un objectif défini.

Capacité d’adaptation

11% - Qualité peu sollicitée

Faire face à la nouveauté et au changement, ajuster sa posture en fonction de l’environnement, de la situation et de l’interlocuteur.

Réactivité

52% - Qualité importante

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence.

Apprendre à apprendre

Sens de la pédagogie

16% - Qualité peu sollicitée

Exprimer avec clarté, expliquer et transmettre une information, une réglementation, une procédure ou un processus.

Auto-évaluation

Maîtrise de soi

14% - Qualité peu sollicitée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Compétences analytiques

Sens critique

6% - Qualité peu sollicitée

S’interroger, porter un jugement constructif, avancer une contreproposition argumentée sur un fait, une situation, une proposition ou une idée.

Sens de l’analyse

5% - Qualité peu sollicitée

Examiner, décomposer et comparer les éléments constitutifs d’une situation, d’une procédure, d’un document ou d’un processus en vue de définir les rapports de causalité et établir un diagnostic.

Esprit de synthèse

55% - Qualité importante

Réunir, faire émerger et mettre en cohérence les informations essentielles concernant une situation, un document, une procédure ou un processus.

Créativité

Sens de l’initiative

51% - Qualité importante

Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action.

Curiosité intellectuelle

16% - Qualité peu sollicitée

Être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre.

Gestion de conflit

Être rigoureux

12% - Qualité peu sollicitée

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

48% - Qualité importante

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confi dentialité.

Être à l’écoute

42% - Qualité importante

Être réceptif et attentif aux messages et sollicitations de ses interlocuteurs et de son environnement.

Leadership positif

Être autonome

16% - Qualité peu sollicitée

Exercer ses activités sans constante supervision, s’organiser en prenant des initiatives dans un cadre de responsabilité défini.

Sens des responsabilités

49% - Qualité importante

S’engager, avec discernement, dans une action relevant de ses attributions et assumer ses choix.

Sens des relations humaines

40% - Qualité appréciée

S’intéresser à autrui et établir aisément avec ses interlocuteurs, une relation propice aux échanges et à la communication.

Faire preuve d’autorité

48% - Qualité importante

Faire accepter son autorité légitime en s’affirmant et en assumant ses responsabilités dans le respect d’autrui.

Négociation

Faire preuve de diplomatie

8% - Qualité peu sollicitée

Être pondéré, nuancé, faire preuve de tact et d’habileté dans sa relation avec autrui.

Sens des affaires et de la valeur de l’argent

10% - Qualité peu sollicitée

Renvoie à la capacité d’empathie et d’analyse de l’environnement pour vendre et faire des affaires au mieux permis par les événements.

Résolution de problèmes

Sens de l’organisation

45% - Qualité importante

Avoir une propension à agencer et structurer son environnement en vue d’optimiser le service rendu.

Orientation clients

54% - Qualité importante

Être “orienté client” c’est placer ce dernier au centre des préoccupations de l’entreprise. Si auparavant les entreprises se contentaient de fournir des bons produits réalisés avec les bonnes procédures, il est indispensable aujourd’hui de s’assurer que l

Travail en équipe

Avoir l’esprit d’équipe

45% - Qualité importante

Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun.


icon/32/FORMATIONSCreated with Sketch.Formation(s) pour ce métier

Accés au métier

  • Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en gestion d'entreprise, assistance technique d'ingénieur, ...
  • Il est également accessible avec un Bac (professionnel, technologique, ...) dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) est exigée.
  • La connaissance de logiciel/progiciel informatique de Conception Assistée par Ordinateur -CAO- ou de Dessin Assisté par Ordinateur -DAO- peut être demandée.
Trouver une formation

BTS Support à l'Action Managériale

CFP Charmilles
38400 Saint-Martin-d'Hères

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac + 2

BTS - Gestion de la PME

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 2 ans

Niveau de sortie : Niveau Bac + 2

Bachelor Responsable administratif(ve) bilingue - office manager

Altéa Business & Digital School
33700 Mérignac

Durée de la formation : 1 an

Niveau de sortie : Niveau Bac +3 et 4


Mobilité Métier

Métier(s) se rapprochant

Assistanat commercial

Réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, ...). Communique à la clientèle des informations techniques sur les produits/services de l'entreprise. Peut prospecter la clientèle et vendre des produits/services.

Assistanat de direction

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...). Peut coordonner une équipe.

Métier(s) envisageable(s) avec une formation ou par mobilité

Gestion locative immobilière

Effectue la gestion locative et administrative d'un portefeuille de biens immobiliers dans les domaines de l'entretien, du nettoyage, de l'hygiène et de la sécurité technique notamment. Veille à la cohérence et à la qualité des services rendus aux clients et aux bonnes relations avec le bailleur. Donne un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires, personnels de proximité, ...). Peut être amené à recruter ou former du personnel dit de « proximité » (gardiens, agents d'entretien, agents d'immeuble).

Rédaction technique

Conçoit et finalise la documentation technique (notices, plaquettes, manuels, catalogues, bordereaux, ...), associée à des produits, des appareils, des équipements ou des procédés techniques, dans un objectif de déclinaison et d'utilisation. Effectue le suivi de cohérence (vocabulaire spécifique, ...) de l'ensemble de la documentation technique. Peut intervenir dans un domaine ou sur un type de produit particulier en fonction du niveau de technicité requis par l'objet de sa rédaction. Peut encadrer une équipe de rédacteurs.

Formation professionnelle

Réalise, dans le cadre de la formation continue, les apprentissages des savoirs et des savoir-faire de publics adultes ou jeunes afin de favoriser leur insertion professionnelle ou leur adaptation aux évolutions techniques et professionnelles. Peut réaliser l'analyse des besoins de formation d'une structure et concevoir des produits pédagogiques. Peut négocier la sous-traitance d'actions de formation. Peut coordonner une équipe.