Lui préparer un email de bienvenue bien ficelé
Le fait de bien accueillir un jeune en alternance commence avant même son arrivée dans l’entreprise.
N’étant généralement pas au fait des conventions sociales du monde de l’entreprise, un alternant se posera des questions sommaires, mais cruciales pour lui. Alors mettez-vous dans ses bottes !
Pour répondre à ces questions-clés, préparez-lui un email de bienvenue, à lui envoyer plusieurs jours avant son arrivée.
... Et voilà, un alternant rassuré.
Dans votre email, veillez à intégrer :
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L’heure et le lieu où il est attendu
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La personne qu’il doit demander lorsqu’il arrive
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Les directions et codes d’accès pour accéder au lieu
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Les documents et le matériel qu’il doit apporte
Avec cet email de bienvenue, vous faites ainsi en sorte qu’il se sente attendu, et le mettez dans les meilleures dispositions d’esprit pour commencer son alternance.
Lui concocter un welcome pack
Vous avez sans doute vous-même reçu un jour, lors de votre intégration d’une entreprise, un livret d’accueil.
Souvent indigeste, contenant une liste de contacts auxquels s’adresser si besoin et les process pour réserver une salle de réunion ou poser ses congés… Le livret d’accueil, aux yeux de votre alternant, passera sans doute pour un élément “old school”, peu attractif et peu efficace.
Heureusement, mais de nos jours, ce livret d’accueil se muscle et devient un véritable “welcome pack”, pour accueillir votre alternant. Pensez à y intégrer :
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Une présentation originale des équipes avec lesquelles le jeune va travailler. Un planning d'intégration est recommandé (entretien avec chaque membre de son pôle...)
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Des petites attentions : des goodies de l’entreprise, si votre budget vous le permet, un petit carnet et un stylo pour le premier jour... Ca fait réellement la différence !
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Des éléments pour faire partir sa formation du bon pied : par exemple, une vidéo tutoriel d’un logiciel-clé à utiliser...
Quoiqu’il en soit, pensez qualitatif : les objets ou les attentions que contient votre welcome pack doivent aider le jeune à se sentir bien acueilli, de manière personnalisée !
Préparer la rencontre de découverte réciproque
La rencontre de découverte réciproque est un moment-clé de l’intégration d’un jeune en alternance. On conseille qu’il se déroule dès son premier jour.
L’objectif : présenter l’entreprise au jeune, afin qu’il s'imprègne des différents pôles, de la manière dont ils s’articulent et travaillent ensemble, de la culture inhérente à l’entreprise, de sa vocation, de ses produits et services…
Mais, pour bien impliquer l’alternant dès son entrée dans l’entreprise, veillez également à lui présenter sa propre mission, et la manière dont elle s’intègre dans la structure de l’entreprise.
Vous pouvez lui donner des informations sur :
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Les bases de son métier
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Les missions qui seront les siennes au cours de sa formation
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Quelques clés pour communiquer avec les autres membres de l’équipe…
Laissez-lui également l’opportunité d’exposer son point de vue initial sur l’entreprise et sur l’alternance. Laissez lui l'opportunité de poser ses questions, afin de ne pas le noyer sous des tonnes d'infos indigestes...En somme, établissez un début de dialogue à coeur ouvert, qui permettra s’asseoir de bonnes relations entre vous et lui.
Créer des do and don’t à présenter au jeune en alternance
Il est fort probable qu’il s’agisse pour votre jeune en alternance d’une découverte totale du monde de l’entreprise. Hormis quelques stages au collège ou dans leurs premières années d’études, les alternants n’ont pas forcément les mêmes notions de l’entreprise qu’un adulte aguerri.
Or, au-delà de ses missions, votre alternant doit rapidement adopter le comportement adéquat en entreprise.
Pensez donc, lors des premiers pas de l’alternant, à lui expliquer très clairement ce qui se fait ou non, et dans quelle situation. Sans être répressif mais pédagogue. Expliquer pour convaincre et progresser !
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Faut-il vouvoyer les autres membres de l’équipe ?
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Quand et comment peut-il demander de l’aide si besoin ?
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Comment procéder pour communiquer auprès de tel ou tel service ?
N’oubliez pas de le laisser poser des questions lui-même, même si elles peuvent lui paraître stupides. La communication dans les premiers jours est la clé de bonnes bases relationnelles entre lui et l’entreprise.
Ménager des moments pour rencontrer les équipes
Voilà un élément trop souvent négligé dans la relation tuteur / jeune en alternance : c’est à vous, le référent de l’alternant dans l’entreprise, de présenter votre recrue aux équipes.
Cette démarche aidera votre jeune à se sentir à l’aise, guidé et accueilli avec bienveillance.
Vous pouvez présenter votre nouvel alternant :
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Dans des moments relativement formels, comme une réunion à laquelle il est convié, et où les équipes et lui-même se présentent au début
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Dans des moments informels, comme un tour des locaux de l’entreprise, un petit-déjeuner d’accueil ou un déjeuner le midi
Demandez à chacun, présent dans la pièce, d’indiquer son nom, sa fonction et son ancienneté dans l’entreprise. Pourquoi pas, si chacun le souhaite, rajouter une petite anecdote sur sa vie personnelle, sa passion ou ses habitudes de travail…
En somme, faites de cet instant de présentation un moment qui met le jeune à l’aise, et l’aide à trouver des repères humains dans l’entreprise.
Pensez également à favoriser les échanges intergénérationnels entre les équipes et votre alternant. Certes, vous ne parlez parfois pas le même langage, et votre maturité face au monde du travail diffère.
Besoin de vous former au rôle de tuteur ou de maître d’apprentissage ? Envie de découvrir des techniques simples à mettre en place pour bien recruter, accueillir, accompagner et fidéliser vos alternants ?
