Le guide complet pour un rapport d'étonnement qui détonne

C’est quoi un rapport d'étonnement ?

Eh bien, le rapport d’étonnement, c’est un peu comme un journal intime, on lui raconte sa vie. Sauf que là, il s’agit de parler du boulot exclusivement. Mais pas n’importe comment ! Je vous détaille tout après.

Et piment sur le gâteau, le rapport d’étonnement se rédige dès lors que vous intégrez une entreprise, dans les premières semaines ou les premiers mois de votre arrivée.

A peine arrivés, déjà missionnés ! 

Pourquoi rédiger un rapport d'étonnement ?

En effet, ça sonne sérieux. Ici, votre avis est précieux ! On vous demande d’exprimer votre ressenti par rapport à votre intégration dans l’entreprise. En même temps, c’est pile poil le bon moment pour présenter les difficultés auxquelles vous faites face, et les éventuels dysfonctionnements que vous ressentez dans l’entreprise. 

Pourquoi vous ? Vous allez me dire. 

Pas d’inquiétude, vous n’allez pas vous faire taper sur les doigts. Parce que le but, c’est de pouvoir prendre du recul dans tout un tas d’aspects de la vie quotidienne de l’entreprise.

Eh oui, à force d’avoir la tête dans le guidon, difficile pour vos managers et pour la direction de prendre le recul nécessaire pour une remise en question efficace. 

L'œil neuf dans l’histoire, c’est vous !

Alors évidemment, l’objectif est de trouver des solutions après ça, pas de laisser une situation nullos couler comme les débris du Titanic. 

Les avantages d'un rapport d'étonnement bien conçu

Un rapport d’étonnement présente plusieurs avantages, à la fois pour le salarié et pour l’entreprise :

• Le rapport d’étonnement sert à mieux comprendre les enjeux de l’intégration d’un nouveau collaborateur

• Il favorise une bonne intégration et une fidélisation des salariés, y compris des jeunes en alternance ;)

• Par la même occasion, cela pousse le salarié à plonger immédiatement dans le bain de sa nouvelle entreprise, à poser des questions et à aller à la rencontre de ses collègues.

• Motiver et valoriser le nouveau salarié : Être écouté et pris en considération quelques semaines à peine après sa prise de poste est très valorisant pour le salarié. De quoi s’investir à fond dans ce nouveau job !

• C’est donc un super exercice pour faciliter la prise d’initiative des nouvelles recrues. C’est tout de même mieux que d'attendre que ça se passe, n’est-ce pas ? Comme ça, en tant que nouveau salarié et même en alternance, vous êtes proactifs dans votre embauche. Ça en jette !

• Côté manageur : il apporte un regard neuf et objectif sur l'entreprise et son organisation, son fonctionnement, etc. Les points soulignés par les nouveaux talents peuvent donner lieu à des améliorations auxquelles l’employeur n’aurait pas forcément pensé.

Et en même temps, cela instaure également un climat de confiance et permet au manager d'apprendre à mieux connaître son nouveau collaborateur. Multi-tâches, ce rapport !

Comment rédiger un Rapport d'Étonnement efficace

Bon, venons-en au fait. Comment rédiger un rapport d’étonnement ? 

Pour un document digne des plus beaux modèles de rapport d'étonnement, il faut prendre en compte ces étapes-clés : 

Raconter vos premiers jours 📅
Commencez par décrire vos premiers jours et votre prise de poste. Ici, je vous recommande de détailler les différentes étapes du processus d'intégration de la nouvelle recrue (vous, en l'occurrence). Expliquez comment s'est déroulé le premier jour, racontez si un livret d'accueil vous a été remis ou si une présentation de l'entreprise vous a été faite.

Témoignez de votre intégration 👉
Ensuite, partagez votre expérience au sein de l'équipe et de l'entreprise. Rencontres avec vos collègues, éventuels tutorats ou parrainages mis en place, ainsi que vos premières impressions sur la culture d'entreprise et la transmission des valeurs d’entreprise.

Décrivez le management en place 🧢
Si ce n’est pas forcément le plus évident, décrivez le fonctionnement hiérarchique de l'entreprise et mentionnez si des mini-formations à des outils informatiques par exemple vous ont été proposées pour faciliter votre prise de poste.

Avouez les difficultés rencontrées ⁉
Essayez aussi de mentionner les difficultés rencontrées. Cela permet d'exprimer les éventuelles lacunes dans le parcours d'intégration des nouveaux arrivants et de formuler des suggestions pour l'améliorer.

Par exemple, si vous estimez qu’il y a eu un manquement au niveau de l’accompagnement dans votre prise de poste, vous pouvez suggérer la mise en place d'un plan d'intégration plus complet ou la nomination d'un mentor / parrain / tuteur.

Et pour conclure 🤝
Enfin, il est important de conclure le rapport d'étonnement en exprimant vos attentes et vos objectifs pour la suite. Formations, suggestions pour améliorer la communication interne, et propositions pour favoriser la fidélisation des nouveaux collaborateurs, c’est le moment d’ouvrir vos shakras ! 

Autant que possible, pensez à partager votre ressenti sur l'environnement de travail et les conditions de travail. Cela inclut notamment les aspects pratiques : l'aménagement de votre poste de travail, l'accès aux ressources nécessaires pour bien travailler, et les outils mis en place pour favoriser la communication au sein de l'équipe. 

Bien évidemment, le rapport d'étonnement n’est efficace et utile que si les deux parties jouent le jeu.

Modèle de rapport d’étonnement

Ici, pas question de faire le boulot à votre place. De toute façon, ça n’est pas moi la nouvelle recrue ;) 

Toutefois, voici quelques billes qui vous permettront de rédiger une véritable masterclass pour votre document.

1. Contexte : Présentez le contexte, les objectifs du rapport, les modalités de collecte, et la confidentialité, valeur très importante pour qu’on vous prenne au sérieux.

Puis, pour chaque catégorie ci-dessous, vous expliquerez : 

• Ce qui était conforme à vos attentes

• Ce qui a dépassé vos attentes

• Ce qui vous a étonné

• Vos idées éventuelles d’améliorations

2. Le recrutement

3. L’intégration dans l’équipe

4. Les Valeurs et culture d’entreprise

5. Les relations avec vos supérieurs et collègues

6. Votre occupation dans une mission qu’on vous a confiée (par exemple, réaliser une étude concurrentielle, faire un audit de site internet, lancer un recrutement, etc.)

Et voilà, vous avez votre plan d’attaque pour savoir quoi mettre dans votre rapport d’étonnement.

Conseils pour rédiger un rapport d'étonnement efficace

Pour que votre rapport d’étonnement soit efficace, voici quelques règles à respecter :

• Soyez un critique constructif ! On ne vous demande pas de raconter les potins du bureau, mais plutôt de vouloir prendre un moment sérieux pour améliorer l’entreprise en général.

• Restez diplomate : utilisez des mots corrects et ne jouez pas les justiciers. Vous êtes encore un nouvel arrivant, pas un expert chevronné. Pas question de citer directement les noms des collègues, c'est une enquête, pas un procès !

• Puisqu’on vous demande votre avis, utilisez le “je” dans vos paragraphes. Promis, on ne dira pas que vous êtes auto-centrés sur votre petit nombril.

• Créez un journal de bord nomade, sur votre téléphone par exemple, où vous pourrez noter toutes vos observations, idées, et questions. Parfait pour ne rien oublier !

• Avant de dévoiler votre rapport, faites-le relire par un proche pour qui l’orthographe n’a pas de secret, et pour vous assurer que ça a du sens.

• Pour couronner le tout, partagez aussi ce qui vous a agréablement surpris depuis que vous êtes arrivé. Cela vous aidera à renforcer votre crédibilité. Et puis, personne n’est contre mettre un peu de baume au cœur en entreprise, n’est-ce pas ? 

Votre rapport est votre chance de discuter de ce qui compte vraiment pour vous : la façon dont l'entreprise est organisée, comment elle fonctionne, votre intégration et votre mission. Chaque problème soulevé peut être accompagné d'une suggestion d'amélioration ou d'une solution qui vous paraît pertinente. C'est votre moment de vous exprimer sur des sujets qui comptent, alors ne le gâchez pas en vous plaignant du café tiède ! 

Maintenant que rédiger ce document n’a plus de secrets pour vous, à vous de vous lancer et de fournir un bel exemple de rapport d'étonnement pour les prochains qui en auront bien besoin.

Vous pouvez même inscrire cette compétence dans votre CV en ligne pour faire décoller votre carrière. Prise de recul, franchise et objectivité, ces qualités ne sont pas données à tout le monde ! 

Et si vous avez des questions encore en suspens sur ce document, venez me trouver sur mon bot !